Wanneer ik het wil!
Het komt vaker voor dat je standaard op een vast moment een signaal voor een bepaalde groep 'af wil laten' gaan. Dus niet op het moment dat er 'in AFAS' iets gebeurd maar op het moment dat ik (of de klant) het wil. Om dit te manipuleren gebruik ik een signaaldatum want dat is het enige wat ik nodig heb om dit voor elkaar te krijgen. 1 datum veldje meer niet….
Taak / actie
Ik roep hier over een signaal maar in veel gevallen (en ook hier) gebruik ik het signaal om een taak op te laten starten. Ik werk maar heel zelden met een 'los' signaal. Een signaal blijft zichzelf wel herhalen echter een taak start maar 1 x op per verzameling gelijke velden en je wilt aan de hand van gelijkblijvende informatie een herhalende taak creëren.
Management tool
Daar waar nodig (eigenschappen verkooprelatie of eigenschappen medewerker bijvoorbeeld) maak ik via de managementtool een datumveld aan, noem deze signaaldatum en heel belangrijk ik geef m een vaste waarde mee. Meestal de 1e van het jaar maar dat mag je zelf weten en (niet vergeten) ik vink het veldje 'Zet voorkeurwaarde in bestaande records' aan. Voltooien en klaar.
Verder voeg ik dit veld dus nergens toe aan tabbladen, dit is voldoende. Het veld is nu aanwezig bij alle bestaande verkooprelaties of medewerkers en bij een nieuwe verkooprelatie of medewerker wordt ie automatisch gevuld met deze waarde. Je wilt ook niet dat gebruikers het zien en met de datum gaan 'rommelen' nu zit ie veilig opgeborgen en kan rustig z'n werk doen.
Gegevensverzameling
Vervolgens ga ik terug naar mijn signaal en voeg het datum veld wat ik net heb gemaakt toe aan mijn gegevensverzameling. Belangrijk dus dat je de signaaldatum gemaakt hebt op de eigenschappen van het 'leidend voorwerp' van je verzameling. (verkooprelatie, medewerker of iets anders)
En dan de Magic
Ok, nu denk je en dan? Heb ik daar altijd 1 januari 2018 staan? Nee want nu halen we de 'AFAS Magic Wand' tevoorschijn :) We gaan spelen met het 'formaat' van het veld en met het onderdeel 'berekening' net even wat je wil bereiken met je datum.
Signaal moet iedere maand / week / jaar afgaan (vaste frequentie)
Vink je signaalveld aan bij de vergelijkingswaarde en zet bij Algemeen het signaal verloop op type signaal S. (Standaard verloop)
In dit linker geval moet iemand een reminder wekelijks krijgen zolang ze nog niet 'iets' gedaan hebben.
Je krijgt nu in je verzameling een weeknummer wat zich iedere week ophoogt omdat het weer een weekje verder is van de originele datum. (1 jan. 2018)
Doordat deze medewerkers niet aan de voorwaarden voldoen (ergens een gevuld vinkveld) zitten ze in de verzameling en de verzameling is iedere week anders doordat het weeknummer oploopt. Hier door denkt AFAS wekelijks (1 x per week) dat er 'nieuwe' vergelijkingswaarden zijn en zal dus opnieuw het signaal / de taak een duwtje geven.
Je kan dit natuurlijk ook jaarlijks of maandelijks regelen. Nu heb je een repetering met een vaste frequentie.
Niveautje dieper signaal op vaste datum!
Hiermee kan je een signaal bijvoorbeeld 4 x per jaar af laten gaan. Dat is handig voor de aangiften BTW die op periode kwartaal staan want dan wil je dat van een bepaalde groep verkooprelaties op de 1e maand van het volgende kwartaal deze taak klaar komt te staan.
Berekeningen
Dus signaal moet afgaan op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober, je kan ze ook zo noemen… Dan zetten we de instellingen van de signaaldatum (nu gemaakt op verkooprelatie) op deze manier neer. (afbeelding 1 t/m 4)
En dan is dit het resultaat.
Doordat het vink veld bij berekening aanstaat zal het jaar ieder jaar opgehoogd worden waardoor je je signaal datum niet aan hoeft te passen. AFAS berekend met je mee het nieuwe jaar in. Je kan ook spelen met aantal dagen waardoor je met 1 datum veld alle data voor elkaar kan krijgen.
=[vandaag]
Laatste meest eenvoudige stap is dan dat je een filter maakt waarin je zegt als datum vandaag is gelijk aan signaaldatum dat het signaal dan mag draaien. Dit doe je door het filter bij de signaaldatum op =[vandaag] Zet wel je signalen op dagelijks anders kan je er 1 missen.
Hogere wiskunde
Nu zie ik de oplettende lezer en plaatjes kijker denken, hé haha foutje haar berekening van 1 oktober klopt niet!
Dat ga ik proberen uit te leggen… AFAS past berekening toe waardoor ze op een bepaald 'moment' de data moeten laten verspringen naar het volgende jaar. Maar wanneer gebeurd dat? Het antwoord van AFAS is als volgt:
AFAS PD wizzkid:
"Dat is afhankelijk van de datum in het betreffende veld EN de datum waarop de gegevensverzameling (signaal) wordt uitgevoerd.
Bij het berekenen van de datum wordt als volgt gewerkt:
Bij repetering wordt het jaartal uit het veld vervangen met het huidige jaartal, het huidige jaartal -1 en het huidige jaartal +1 berekend. Deze datums worden vervolgens vergeleken met de huidige datum. De datum die het dichtst bij de huidige datum ligt wordt de repeteerde datum.
Ok en daar haakte ik af, dit trok mijn MAVO diplomaatje niet meer :( Ik weet alleen dat als ik 1 januari gebruik (ongeacht welk jaar) dat ergens na de zomer mijn signaaldata 'omgaan' en ik met terugwerkende kracht het aantal maanden erin moet zetten. Bij oktober is dat dan dus niet + 9 maar - 3… Gewoon even puzzelen en het eerste jaar even in je agenda zetten dat je moet checken of ie af is gegaan, is dat niet gebeurd dan je maanden aantal even aanpassen en volgend jaar gaat het wel goed. :)