De projectgroep van de Regionale Uitvoeringsdienst NHN is die dag samengekomen om onder aanwezigheid van de directeur Damir Stajcer het startschot te geven. Alle papieren personeelsdossiers (ruim 180 stuks) worden de komende maanden digitaal vastgelegd in AFAS Profit. Interim projectleider Sonja Zeeman-Dijkhuizen sprak van een uniek systeem die ze bij andere overheidsinstellingen nog niet tegen is gekomen.
De Medewerker digitale informatievoorziening (DIV) kan de
juiste keuze maken om een document in te sturen in het personeelsdossier. De RUD NHN stuurt uiteindelijk slechts in
op 5 verschillende dossiertype's maar met behulp van de instuurprofielen kunnen we de gebruikers heel gericht 'sturen' naar het juiste profiel.
De omschrijving wordt opgehaald uit een vrije tabel en wordt door het profiel beperkt door een filter. Het filter zorgt ervoor dat per 'instuuractie' alleen de daarbij mogelijke omschrijvingen getoond worden via de uitklaptabel.
De originele omschrijving van het dossieritem wordt op de achtergrond gevuld met de omschrijving uit het vrije tabel.
Een zeer creatieve en unieke manier om toch te zorgen voor uniforme en consistente omschrijvingen op de dossieritems.
Na het insturen worden alle document met een vernietigingstermijn van 101 jaar ingesteld, wat bij de overheid gelijk staat aan een termijn van onbepaalde tijd. De DIV medewerker (Afdeling Digitale Informatievoorziening) kan hier eenvoudig van afwijken door een ander vernietigingsjaar te kiezen.
Wanneer het document in het personeelsdossier is geplaatst kan de HRM afdeling of Medewerker een verzoek doen om het document te vernietigen of te wijzigen. Bij de keuze van vernietigen kan alleen de geautoriseerde DIV medewerker daarna het document vernietigen. Ook het aanpassen van een document kan alleen door de afdeling digitale informatievoorziening die daarvoor geautoriseerd is.
We laten alle dossieritems dus in de flow staan echter niet zichtbaar in de takenlijst maar wel op te roepen uit een speciaal overzicht in InSite. Op die manier kan het dossieritem altijd nog weer aangepast worden of doorgezet voor het vernietigingsproces.
Al met al een aantal hele slimme en doeltreffende oplossingen die Johan samen met het projectteam van de Regionale Uitvoeringsdienst NHN bedacht heeft zodat ze aan de laatste juridische eisen kunnen voldoen en werken conform hun eigen standaarden en verwachtingen.
Absoluut een prachtig voorbeeld hoe je met de huidige slimme mogelijkheden in de software van AFAS gecombineerd met standaard vrije inrichting heel klantspecifiek in kan richten. Klant blij, wij blij!
Wil je meer weten hoe Johan dat precies gedaan heeft?