Workflows I > Dossier

Er is gewoon veels te veel mogelijk... AFAS dossier en workflows

Dat het dossier van AFAS meer is dan alleen een opslag van documenten is soms al lastig te begrijpen voor een klant (proces? / dataregistratie?) maar als je dan ook nog begint over de verschillende opties die je hebt met een 'document' dan haken ze soms helemaal af…

Zelf vind ik het ook best wel lastig die hele 'dossierinrichting'. Er zijn bij de inrichting van dossier meerdere wegen die naar Rome leiden en niet voor iedere klant gelden dezelfde spelregels.  Sinds kort ben ik echter enthousiast over het gebruik van het veldje 'type actie'. Daarnaast vind ik verantwoordelijke superhandig en begindatum maar daar kom ik in een andere 'tutorial' op terug.  ;) 

Dossiertype's
Wat ik veel zie zijn dossiertype's zoals 'inkomend' en 'uitgaand' en daar ben ik geen fan van. Wat maakt het uit hoe het in dossier is gekomen? Ik ben erg autistisch en ik hou van 'strak' en 'georganiseerd' en 'uniformiteit'.  En een ID bewijs hoort wat mij betreft onder 1 dossiertype met een kenmerk ID bewijs. Of het dossiertype dan Medewerker dossier of Permanent dossier heet dat maakt me dan weer niet zoveel uit. Zolang ALLE ID bewijzen maar onder hetzelfde type met hetzelfde kenmerk hangen. 

Document opties
Een document kan op verschillende manier aangeleverd worden en je kan er ook verschillende acties mee uit willen voeren. Stel je hebt een Permanent dossier dan kan het ID bewijs geupload zijn door de klant en wil je dat misschien controleren. Een opdrachtbevestiging (ander kenmerk) wil je digitaal rechtsgeldig laten tekenen en soms ontvang je er een die al getekend is en die alleen nog maar in dossier opgeslagen hoeft te worden. Andere documenten in het zelfde dossiertype hoeven misschien 'niks' en mogen gelijk in dossier of hoeven alleen maar door de klant 'gezien' te worden.  

Wat mij betreft zijn er nu ongeveer 5 smaken die je met een dossieritem uit kan voeren en waarmee je volgens mij de hele lading kan dekken. Zie afbeelding rechts.... 

Extra kenmerk?
Okee, nu heb je in kaart wat de mogelijke acties zijn maar hoe regel je het nu verder? Het maken van een extra kenmerk om een bepaalde workflow mee op te starten of juist niet vind ik niet heel chique. Als je al met 2 of 3 kenmerken werkt dan wordt het proppen. Wil je alle smaken aan alle kenmerken aanbieden dan heb je heel veel kenmerkcombinaties nodig.  In het slechtste geval moet je bv jaar met actie gaan combineren omdat je al 3 kenmerken in gebruik hebt. 

En het kan dus dat het bij het ene dossiertype kenmerk 2 is en bij het andere type kenmerk 3 en dat is ook weer niet fraai in overzichten waarin je verschillende dossieritems combineert.  De noodsprong om dan een kansloos 'tussenkenmerk' te maken vind ik helemaal not done en gebruikersonvriendelijk. 

Type actie / of Bron
Ik maak dus sinds kort gebruik van de standaard door AFAS meegeleverde tabel 'Type Actie', die komt voor op alle positieve dossieritems en dat is wat we willen, uniformiteit. Als we hier een vrij veld voor zouden maken dan is 't in weergave's geen doen om dit op te halen als je dit toepast op meerdere dossiertype's, dan krijg je allemaal actie veldjes naast elkaar.

Heb je type actie al in gebruik voor iets anders dan kan je ook de tabel van Bron of prioriteit gebruiken, zelfde principe.
De tabel Bron en Type actie kan je aanvullen of maken via CRM > Dossier > Inrichting 'Type actie' of 'Brongegevens'.
De tabel Prioriteit vind je terug onder Algemeen > Inrichting  > Vrije tabel > Prioriteit actie
Vraag mij niet waarom dit niet uniform is.. :) 

Instellingen dossier
Ik vink op de eigenschappen van het dossiertype (Algemeen) aan dat ik met 'Type actie' wil werken en vink ook gelijk 'einddatum' aan en verantwoordelijke. Op die laatste 2 kom ik later terug.

Eén workflow

Wat heerlijk dat we door Mo gezegend zijn met condities in de workflow!  Dat is vet handig en daar kan je allemaal spannende dingen mee doen.  In onderstaan geval gebruik ik condities om te bepalen wat er precies met het document moet gebeuren. 

Ik maak 1 workflow (een soort moeder) in 1 dossiertype. Als eerste maak ik daar gelijk aan de acties condities voor aan. Dus 5 condities in mijn geval en de eerste stap in de flow is conditioneel. Afhankelijk van het bij insturen gekozen type actie gaat het dossieritem de betreffende actieknop door. Bij direct in dossier gaat het dossieritem dus direct weer de flow uit en zit in dossier. Alle andere smaken hebben hun eigen kleine procesje in de flow.  

Uitrollen
Als de flow helemaal naar je zin is en uitgebreid getest dan hang ik 'm aan alle kenmerken van dit dossiertype.
Vervolgens kan je deze flow heel makkelijk kopiëren naar de andere types. Doordat je uniforme waardes en gegevens gebruikt zoals type actie, begindatum en verantwoordelijk is de flow multi inzetbaar en laat ie zich heel makkelijk naar andere types verplaatsen.  


De volledige flow ziet er dan ongeveer zo uit... meer over flows, begindatums, verantwoordelijke en loopjes later. 





OutSite 4u B.V.
Stationsweg Oost 184 B
3931 EW  Woudenberg

033 43 43 103
info@outsite4u.nl