Bij het bouwen van een nieuw werkproces krijg ik veelvuldig de vraag dat de klant 'wil zien bij wie de taak staat'. Dat kan natuurlijk door de status de waarde te geven van 'ligt bij'. Dan noem je het kopje niet 'status' zoals het normaal gesproken heet maar 'ligt bij' en dan is de status bijvoorbeeld 'P&O', 'Leidinggevende', Financiële afdeling' of 'secretariaat'. Als je toch ook nog de 'status' wilt laten weten zoals 'ter beoordeling' of 'Afgekeurd' dan gebruik ik ook nog wel eens de externe status (alleen als het geen portalproces is natuurlijk) zodat je een 'ligt bij' en 'status' kan tonen maar dan nog weet je niet precies bij welk 'poppetje' de taak op dat moment ligt.
Overdragen, delegeren of verantwoordelijke
Zelf ben ik helemaal gek op het veld 'verantwoordelijke' als gebruiker van een taak want die kan je namelijk altijd als 'waarde' tonen. Als je het veld verantwoordelijke ophaalt in de weergave en die 'ligt bij' noemt dan kan je daar echt een 'poppetje' laten zien en daar wordt iedereen wel gelukkig van. Daarnaast kan je dan in een weergave snel filteren op welke taken er allemaal nog open staan bij een bepaalde gebruiker, dit in tegenstelling tot het gebruik van overdragen en delegeren waar ik toch altijd n beetje het idee heb dat je taken in een 'bermuda driehoek' terecht komen....
Verantwoordelijk maken
Om te zorgen dat we in iedere stap van het proces een verantwoordelijke hebben gebruik ik 'waarde toekennen' in de workflow. Er zijn in AFAS op de klant, het project, de Cliënt of op de medewerker vaak al diverse verantwoordelijke toegewezen (rollen). Deze verantwoordelijkheden kan je ook meestal netjes ophalen naar de bestemming in workflow en dus de taak sturen naar de 'Adviseur', de 'beoordelaar', de 'leidinggevende' etc. echter dan zie je niet in de weergave welk 'poppetje' er bij hoort. Wat ik doe is niet deze 'rol' als bestemming plaatsen maar de verantwoordelijke en het veld verantwoordelijke laat ik via waarde toekennen vullen met deze persoon.
Je kan dit trucje van verantwoordelijke ophalen vanuit een rol meerdere keren toepassen. Dus als in de volgende stap de 'leidinggevende' in actie moet komen dan vervang je de verantwoordelijke via waarde toekennen voor de leidinggevende.
Hieronder haal ik de relatiebeheerder van de verkooprelatie op en die maak ik verantwoordelijke voor de eerste taak.
Geen verantwoordelijke?
Nu kan het natuurlijk voorkomen dat dit veld wat je ophaalt leeg is... Niet zoals het hoort maar dat kan natuurlijk en dan heeft je proces geen bestemming. In dat geval willen we een uitwijkmogelijkheid hebben naar een beheerder of groep die de taak alsnog toe kan bedelen. Hiervoor moet ik weten of het gelukt is om het veld verantwoordelijke te vullen. Ik maak op basis van de gegevensverzameling 'dossier' twee nieuwe condities. Een conditie 'verantwoordelijke gevuld' en een 'verantwoordelijke leeg' en deze condities haal ik op bij 'Taak bestemd voor'. Je ziet de taak als verantwoordelijke alleen als het veld verantwoordelijke gevuld is. Is het veld verantwoordelijke leeg dan komt de taak zichtbaar bij (in dit geval) de groep OutSite 4u - management. De taak is 'Wijs verantwoordelijke toe!
Deze twee gemaakte condities 'verantwoordelijke gevuld' en 'verantwoordelijke leeg' gebruik ik verder in de uitleg vaker. Ik gebruik dezelfde condities zowel bij de bestemmingen, bij de zichtbaarheid van de acties en om acties automatisch uit te voeren.
Automatische taak/actie
Natuurlijk willen we niet dat als er al een verantwoordelijke gevuld/bekend is dat de taak hier blijft hangen in de eerste stap van 'Verantwoordelijke toewijzen'. Als het veld verantwoordelijke bekend is dan mag de flow direct door naar 'Klantverzoek afhandelen'. Dit doen we door een extra actie knop te maken met een vervolg conditie. De actie 'Afhandelen' mag direct door naar de volgende taak als aan de conditie 'verantwoordelijke gevuld' voldaan is. Is hier dus niet aan voldaan dan blijft de flow hangen in deze taak, en komt zichtbaar bij de groep 'OutSite 4u - Management' met het verzoek een verantwoordelijke toe te wijzen. Na kiezen van de verantwoordelijke gaat de taak direct door naar deze persoon om de actie op te pakken.
Groep taak
Als de taak bij een groep komt te liggen dan maak ik de eerste actie 'verantwoordelijke toekennen' via een actiebutton die altijd zichtbaar is. Als een verantwoordelijke nog niet gekozen is dan zorg ik dat het veld verantwoordelijke leeg is en de status heeft 'Verantwoordelijke toewijzen'. Ik maak het veld verantwoordelijke leeg via waarde toekennen via de actiebutton vóór de taak met de groep. Zo voorkom je dat verantwoordelijke gevuld is met iemand die de taak niet meer heeft. Je kan de overige actiebuttons op niet zichtbaar zetten zolang er geen verantwoordelijke gevuld is, pas als iemand zichzelf of een collega verantwoordelijk heeft gemaakt komen de overige actie buttons ook zichtbaar en beschikbaar.
Bonus 1. : Je kan op deze manier van iedere taak een ander verantwoordelijk maken en gewoon terugverwijzen naar dezelfde taak zo krijg je niet allemaal subflows in een flow met dezelfde taken.
Bonus 2. : Zoals je kan zien in de derde afbeelding bij de 'bestemd voor' in de taak is het volledige team ook workflow taak manager (dit is zo bij iedere taak) doordat ik het vinkje 'tonen in takenlijst' uit heb gezet. In het support dashboard bij ons is er een totaal overzicht met alle openstaande supporttaken zodat iedereen hier altijd in kan en alle taken over kan nemen of een reactie toe kan voegen.