Klant bestand (CRM)

In AFAS kunnen wij alle data van onze klanten kwijt. Niet alleen de standaard NAW gegevens maar ook klant specifieke velden die voor ons belangrijk zijn zoals de services die de klant afneemt.  BTW klant? Zo ja, welke periode? Jaarrekening? etc.

Aan de hand van deze registratie starten wij automatisch onze processen op maar kunnen wij bijvoorbeeld ook doelgericht per klantgroep mailings versturen direct vanuit AFAS. 

Van prospect tot klant, we kunnen alle relevante gegevens hierover kwijt in AFAS zodat deze voor iedereen inzichtelijk zijn en altijd makkelijk zijn terug te vinden en aan te vullen.

Dossier

We beschikken over een digitaal dossier welke gekoppeld zit aan de klant. Door te werken met kenmerken hebben wij ons jaardossier en permanent dossier overzichtelijk ingericht. De kenmerken die we vastleggen helpen om later de benodigde documenten zoals jaarrekening, tussentijdse cijfers, Rapporten, ID bewijzen, aktes etc. makkelijk terug te vinden. 

Wij hebben voor u een Accountancy format wat u zou kunnen gebruiken als basis. 

Verkoop- en inkooprelaties

Is onze prospect een klant geworden?  Via het aanvullen met de benodigde gegevens zetten wij de prospect eenvoudig om in een verkooprelatie. Ook de inkooprelaties worden geregistreerd in AFAS zodat de financiële boekingen die we maken ook allemaal vastliggen op de inkooprelaties zodat we hier eenvoudig overzichten en analyses op kunnen maken. Dit zelfde geldt natuurlijk voor alle data en cijfers die we registreren op onze verkooprelaties.

Eigen financiële administratie

Alle adminstratie van de verschillende B.V.'s van onze holding voeren wij bij elkaar in een omgeving. Op deze manier hoeven wij gedeelde verkoop- en inkooprelaties maar 1 x aan te maken en kunnen we snel en direct rekening courant boekingen maken van de ene administratie naar de andere.  

Wij lezen de inkoopfacturen digitaal automatisch in via E-Facturatie waarna deze na een eenvoudige verrijking snel in de administratie verwerkt zijn inclusief het originele pdf bestand van de factuur. Natuurlijk start dan ook indien nodig een accorderings proces waarin de factuur beoordeeld kan worden voordat deze betaalbaar wordt gesteld. We kunnen deze factuur nu ook altijd vanaf de financiële mutatie direct oproepen zodat we snel inzicht hebben in de hele mutatie.

Wij factureren ook vanuit AFAS  en dus is de verwerking van de verkoopfacturen helemaal eenvoudig. Via een druk op de knop journaliseert we alle gemaakte facturen in een keer in onze verschillende administraties.

Klantadministraties

Apart van onze eigen administratie verwerken wij ook al onze klantadministraties in AFAS. Wij laten u graag de verschillende opties zien. Small business, ERP, online of lokaal. 

Projecten

Wij gebruiken de project module als basis voor de registratie van onze gewerkte uren. De offerte (voorcalculatie) komt op het project te staan en ook de geboekte uren waardoor eenvoudig te monitoren is of een bepaald project in de pas loopt.

Via automatische signalen en analyses monitoren we hoe de voortgang is van de werkzaamheden bij de klant.

Daarnaast registreren wij ook nog projectspecifieke informatie op de projectkaart en kunnen we hier inhoudelijk

informatie op kwijt van belang voor het project. Ook hier geldt weer dat we gebruik hebben gemaakt van een stukje vrije inrichting waardoor de projecten alle informatie bevatten die voor ons belangrijk zijn.

Abonnementen

Veel van onze klanten hebben een abonnement voor de jaarlijkse werkzaamheden die wij voor ze verrichten. Via de abonnementen module kunnen wij in vooraf vastgestelde termijnen automatisch vooraf factureren. De gefactureerde abonnement regels komen daarna als negatief bedrag in het concept van de betreffende debiteur te staan zodat hier de later gewerkt uren tegen weggestreept kunnen worden.

Facturatie

Onze facturatie van de gewerkte uren wordt geaccordeerd door de medewerker en vervolgens beoordeeld door de manager die de gewerkte uren gereed meldt. Na het gereed melden van de uren komen deze in het concept van de verkooprelatie terecht.  

Indien de klant een abonnement bij ons heeft staan de reeds gefactureerde voorschotten in dit concept. De gewerkte uren komen in concept erbij te staan tot dat de termijn verstreken is en de afrekening plaats kan vinden. Indien er gewerkt wordt met een vaste prijs kunnen de tekort of teveel gewerkte uren eenvoudig op- of afgeboekt worden waardoor het concept op 0 komt te staan.

Het is ook mogelijk het teveel of te kort aan uren te factureren of crediteren naar gelang de afspraak die u heeft met de klant.

Autorisatie

Via vooraf bepaalde selecties (groepen van gebruikers) vullen wij onze autorisatiegroepen automatisch. Op die manier krijgen alle medewerkers automatisch de rechten die zij nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.  De filters zorgen ervoor dat bepaalde data alleen beschikbaar is voor het management en de directie. 

Organigram

Door ons organigram met de juiste lagen in te richten waarbij de directie van onze eigen ondernemingen in de hoogste lagen zit en onze klanten met hun medewerkers in aparte lagen onder in het organigram, ziet iedereen automatisch alleen die personen die onder hem/haar in het organigram staan.

Cursussen

Wij gebruiken de cursus module zodat onze klanten zich eenvoudig aan kunnen melden voor gratis seminars en bijeenkomsten bij ons op kantoor. Op die manier hebben we direct het aantal aanmeldingen inzichtelijk zonder met excel lijsten te hoeven werken.

Werving en Selectie

Via onze website kunnen geïnteresseerde sollicitanten of stagiaires zich aanmelden op openstaande vacatures of een open sollicitatie doen. De aanmelding komen direct binnen in ons intraweb (InSite) en na akkoord staan ze gelijk in het systeem zonder dat wij data over hoeven te nemen. Nemen we iemand aan dan gaat deze automatisch het indienst traject in AFAS in.

Verzuimregistratie / Wet Verbetering Poortwachter

Wij registreren het verzuim van de medewerkers van onze klanten in AFAS.  Als aanvullende service monitoren wij deze verzuimgevallen voor onze klanten met de signalen en taken van Wet Verbetering Poortwachter zodat wij de klant erop kunnen attenderen als een bepaalde actie (plan van aanpak / probleemanalyse) noodzakelijk is.

IB / VPB aangiften

Al onze IB en VPB klanten verwerken wij in AFAS. Wij halen het grootste deel van de benodigde informatie van onze klanten op via het inlezen van de voor ingevulde aangifte van de belastingdienst. Na controle en eventuele aanvulling van de data zetten wij de aangiftes klaar op ons klantportal.  De klant accordeert de aangifte waarna deze direct klaar staat voor verzending naar de belastingdienst. 

Publicatiestukken

Onze publicatiestukken komen uit Caseware maar worden via AFAS OutSite, ons klantportal, aan de klant aangeboden voor akkoord. Na akkoord worden de publicatiestukken direct automatisch verstuurd naar de KVK.