Toegang tot HRM gegevens

Via het HRM portal is het mogelijk om uw klanten toegang te geven tot de medewerker gegevens die u geregistreerd heeft staan in AFAS. U kunt een P&O medewerker van uw klant toegang geven, de directie, het management of indien gewenst zelfs de medewerkers van uw klant.  Via het organigram in AFAS bepaalt u wie welke medewerkers mag zien en beheren.

Medewerker gegevens raadplegen

Als u uw klanten ontsluit op het HRM portal kunnen zij indien gewenst de volgende data raadplegen: Persoon- en medewerker gegevens, loonstroken, jaaropgaven, medewerker dossier, contracten, salaris, functie, rooster, mutaties, looncomponenten, overuren, declaraties, verlof en verzuim.

Medewerker gegevens aanpassen

Naast dat u uw klanten inzage kunt geven in de data is het ook mogelijk dat u uw klant mutaties door laat voeren. U kunt dan denken aan het wijzigen van persoon- en medewerker gegevens, in- en uit dienst melden nieuwe medewerkers, contracten wijzigen en verlengen, functies wijzigen, roosters aanpassen, salaris correcties en het doorgeven van overuren en andere mutaties.

Medewerker dossier  / documenten

U kunt uw klant en/of zijn medewerkers toegang geven tot het medewerker dossier in AFAS en het is mogelijk dat u de klant zelf gestructureerd documenten laat uploaden in het medewerker dossier, zo helpt u klant u om de data compleet te maken.

Na een in dienst melding door de klant kunt u in de volgende stap vragen de arbeidsovereenkomst, een kopie van het ID bewijs en de loonbelasting verklaring te uploaden.  U kunt ook algemene downloadbare bestanden voor uw klant op de portal plaatsen zoals standaard contracten, lege loonheffingen en standaard mutatie templates die u kunt importeren.

Samenwerking via de portal

Doordat alle gemaakte mutaties door uw klant inzake zijn medewerkers zoals het in dienst melden, contract-, salaris, en rooster wijzigen gekoppeld zijn aan werkprocessen kunt u deze perfect controleren en monitoren. Een door uw klant gemaakte mutatie komt binnen bij uw HR afdeling waarna de mutatie verrijkt en gecontroleerd wordt. Pas na de controle door uw medewerkers wordt de mutatie direct verwerkt in uw AFAS omgeving. Uw klant ontvangt keurig een melding dat de wijziging in goede orde is ontvangen en verwerkt. Uw medewerkers hoeven zelf geen gegevens over te nemen waardoor de foutkans bij verwerking gering is. 

Loonmutaties

Het is ook mogelijk de maandelijkse mutaties door uw klant in te laten geven in de portal. Dit kan met behulp van de nacalculatie module in AFAS. Uw klant kan zo overuren of kosten gemaakt door de medewerkers via de nacalculatie doorgeven. De urensoorten en kosten zijn door u gekoppeld aan looncomponenten. Na controle door uw medewerkers worden deze overuren en kosten direct doorgezet in payroll en zijn als loonmutatie te raadplegen en inzichtelijk op de loonstrook van de medewerker van uw klant.

Bij alle processen staat gelogd wie de mutatie heeft ingestuurd waardoor u altijd exact weet wie welke data heeft ingevoerd / aangeleverd.

Signaleringen / acties

Alle standaard signalen die er zijn zoals einde contract, einde dienstverband, einde proeftijd etc. kunt u ook voor uw klanten gebruiken. U kunt de signalen direct naar de P&O medewerker van uw klant laten sturen of u kunt ervoor kiezen deze acties zelf te monitoren en zo uw dienstverlening uit te breiden. Alle signalen kunnen indien gewenst een taak opstarten waardoor u er altijd zeker van bent dat er een actie volgt op de signalering.  Natuurlijk is het mogelijk om ook op andere mutaties, data en handelingen een signaal te maken eventueel klantspecifiek.

Verlof

Het is ook mogelijk dat uw klant zelf het verlof registreert van de medewerkers waardoor het verlofsaldo actueel wordt bijgehouden. Via een verlofkaart kan het huidige saldo opgevraagd worden en dit kan tevens op de strook meegenomen worden.

De P&O medewerker of manager van uw klant kan ook via het bezettingsoverzicht eenvoudig zien wat de aanwezigheid is van zijn medewerkers in een bepaalde periode.

Verzuim / Wet Verbetering Poortwachter

Als extra service kunt u ook het verzuim laten registreren via AFAS. Zodra dit verzuim namelijk geregistreerd is kunt u uw klant ondersteunen op het gebied van de Wet Verbetering Poortwachter. De standaard aanwezige signalen in AFAS starten automatisch een taak op als het bijvoorbeeld nodig is een plan van aanpak of eindevaluatie te maken.  U kunt deze taak direct naar uw klant laten gaan via een mailbericht en taak in de portal of u kunt de monitoring daarvan bij uw eigen medewerkers laten liggen waardoor u een stukje extra dienstverlening aan kunt bieden.

Klantverzoeken / vragen

Via de portal kunnen uw klanten vragen en verzoeken insturen aan uw medewerkers en ook de terugkoppeling hierop kan in de portal gecommuniceerd worden waardoor alles ook direct digitaal in dossier terecht komt.