Accountancy suite - Werkprocessen

Inrichting dienstverlening op verkooprelatie  (noodzakelijk)
Aangezien veel van de processen automatisch opstarten en door middel van condities door bepaalde processen heen gestuurd worden is het belangrijk dat op verkooprelatie niveau dienstverlenende informatie staat geregistreerd.  Dit doen we door een apart tabblad aan te maken en hierop de verschillende data en informatie velden te plaatsen.

Wij leveren vervolgens een import format in excel, nadat deze is gevuld met de benodigde informatie importeren wij deze in AFAS. Via een door ons gemaakte weergave kan je daarna ook zelf eenvoudig zien welke klanten bepaalde diensten afnemen. 

Administratie / BTW proces incl. registratie klantstukken en procesdata
Voor alle administratie en BTW klanten maken wij een standaard werkproces wat inzicht geeft in de status van de werkzaamheden doordat de data waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd direct in een overzicht te zien zijn. Deze processen starten automatisch iedere maand, kwartaal of jaarlijks op, afhankelijk van de afspraken die er zijn met de klant. Dit proces is geïntegreerd met een apart proces "registratie klantstukken" waar alle medewerkers snel kunnen zien wat de status is van de klantstukken en waar deze zich bevinden.  Het proces doorloopt het gehele traject, van het opvragen van de klantstukken tot het versturen van de aangifte naar de belastingdienst. 

Automatisch opstarten Administratie / BTW proces  (maandelijks, kwartaal, jaar)
Gemak dient de mens en daarom is het snel en eenvoudig als het administratie/BTW proces automatisch opstart.  Zo weten de medewerkers precies voor welke klanten de administratie verwerkt moet worden per periode zonder dat je daar zelf naar om hoeft te kijken. De taak komt automatisch bij de betreffende verantwoordelijke in zijn takenlijst terecht. Via de invulvelden op het tabblad "dienstverlening" hebben we vooraf eenmalig aangegeven of een klant maandelijks, per kwartaal of jaarlijks verwerkt moet worden.  Boekt de klant zelf? In dat geval doorloopt deze klant automatisch een aangepast werkproces. 

Jaarrekening proces incl. registratie klantstukken en procesdata
Het volledige jaarrekening proces (dit omvat niet de opbouw van het dossier) laten we bij voorkeur automatisch opstarten. Dit kan aan het begin van het jaar in 1 x maar ook door het jaar heen als er al een planning van de werkzaamheden bekend is.  De maandplanning staat op het tabblad "dienstverlening" maar kan ook via het proces aangepast worden. Via een weergave kan je eenvoudig zien in welke fase een jaarrekening zich bevind de data velden vullen zich gaandeweg de voortgang van het proces automatisch.  Het jaarrekeningproces is zeer volledig en loopt van de controle van het dossier tot het publiceren van de publicatiestukken voor akkoord in de portal.
Lees hier ons uitgebreide artikel over het jaarrekening proces bij een van onze klanten. 

Let wel! Het daadwerkelijk opstellen van de jaarrekening dient in een extern pakket plaats te vinden, dit is niet inbegrepen in het jaarrekening proces. Het jaarrekening proces is slechts een registratie van uw werkzaamheden zodat je inzicht krijgt in de voortgang en de status.

Automatisch opstarten jaarrekening proces (jaarlijks of maandelijks)
Handmatig een proces opstarten is best bewerkelijk en daarom adviseren wij om alle terugkerende processen automatisch op te laten starten. Op die manier worden er geen klanten vergeten en heb je het gemak dat alle taken al klaar staan op het moment dat ze nodig zijn.  De taak komt automatisch bij de betreffende verantwoordelijke in zijn takenlijst terecht. Via de invulvelden op het tabblad "dienstverlening" is vooraf eenmalig aangegeven in welke periode voor de betreffende klant het jaarrekening proces moet starten. 








Liever een live demo waarin we laten zien hoe de processen werken? 











Liever een live demo van onze klantportal? 



Accountancy suite - AFAS OutSite klantportal


Inrichting AFAS OutSite Accountancy portal (basisinrichting in eigen huisstijl)
Een klantportal is tevens het visitekaartje van je organisatie. In een dag kunnen wij deze aanpassen aan de eigen huisstijl er en ervoor zorgen dat alle basis inrichtingen er netjes uitzien en logisch te vinden zijn voor de klant. Dit omvat het inzien en aanpassen van de eigen gegevens, raadplegen facturen en openstaande posten, communicatie inzake alle afgenomen accountancy processen en het stellen van een vraag. 

Uitgebreide inrichting van het dossier zit hier niet bij inbegrepen omdat dat bij iedere organisatie anders of nog geheel niet is ingericht. Heb je ook qua design meer wensen dan kunnen wij dit natuurlijk uitvoeren maar zal daar ook wat extra tijd inzitten die bij de basis inrichting niet is inbegrepen.  Over de inrichting van het dossier hebben we een apart artikel geschreven. 
Wij maken hiervoor graag een op maat gemaakt aanbod.  Je kunt er ook nog over denken tevens de website in AFAS OutSite te maken. Neem daarvoor gerust een kijkje op onze speciale website "OutSite-Plus".

Klant accordering aangifte IB/VPB via AFAS OutSite inclusief berichtsjablonen
Na het opstellen van de aangifte via InSite Fiscaal zorgen wij ervoor dat er direct een rapport (akkoordverklaring) gekozen kan worden waarmee je de aangiften voor de klant klaar kan zetten in AFAS OutSite. De workfow is ingericht met de benodigde berichtsjablonen zodat de klant direct via een net mailbericht met een eigen mail handtekening een melding krijgt dat er een aangifte klaar staat ter accordering. Na akkoord door de klant ontvang je indien gewenst een informatieve melding dat de klant de aangifte heeft geaccordeerd. Wij maken er standaard een overzicht bij in InSite waar je kunt zien welke aangiftes nog geaccordeerd dienen te worden.  Gewenste signaleringen ivm het uitblijven van akkoord maken we ter plekke op maat inclusief herinnerings mailbericht naar uw klant.  Tevens maken wij een overzicht voor de klant in zijn fiscale dossier in de portal waar de aangiften IB en VPB terug gevonden kunnen worden.

Volautomatische terugkoppeling status EKA's via klantportal en mail
Zodra een EKA / SBA terugkomt van de belastingdienst en deze conform aangifte is wordt deze automatisch gecontroleerd en akkoord gegeven in AFAS Fiscaal. Wij maken vervolgens een vol automatisch mailbericht naar de klant waarin wij melden dat de aanslag conform aangifte is. De klant kan in de klantportal inloggen om de gegevens van de aanslag zoals het te betalen of ontvangen bedrag en de datum van de dagtekening te raadplegen. Op deze manier wordt de klant proactief en voordat het bericht van de belastingdienst komt geïnformeerd over de aanslag. Kijk voor voorbeelden en lees de extra uitleg over dit proces in ons AFAS kennisartikel hierover. 

Tevens maken wij overzicht in het fiscale dossier van de klant in de portal waar de klant alle aanslagen kan raadplegen.

Uploaden klantstukken via AFAS OutSite met gekoppelde interne actie
Wij maken een of meerdere upload buttons voor de klanten zodat zij via de portal eenvoudig digitaal documenten kunnen sturen/uploaden. Deze documenten komen direct in het digitale dossier van AFAS terecht onder de klant en op het juiste dossiertype met de gewenste kenmerkencombinatie.  Om ervoor te zorgen dat er geen stukken ingestuurd worden waarop geen actie wordt ondernemen zorgen wij ervoor dat bij iedere upload van de klant het "binnenkomend klantstuk" proces wordt opgestart direct naar de verantwoordelijke persoon van de verkooprelatie. Zo worden al uw binnengekomen stukken direct geregistreerd en gekoppeld aan de juiste verantwoordelijke persoon. Alles digitaal en direct inzichtelijk voor iedereen.

Accorderen publicatiestukken via AFAS OutSite (automatische verzending naar KvK)
Wij richten het laatste gedeelte in van het accorderingstraject van de publicatiestukken via AFAS OutSite. Indien de publicatiestukken gemaakt worden in een extern pakket zoals Infine of Caseware dient je er zelf zorg voor te dragen dat deze berichten op de juiste wijze worden aangeboden aan AFAS dit valt niet onder onze werkzaamheden. Nadat de berichten zijn binnengekomen zorgen wij ervoor dat deze direct doorgezet worden naar de klant via AFAS OutSite met een keurig mailbericht met de eigen digitale mailhandtekening.  Nadat de klant akkoord heeft gegeven worden de stukken direct aangeboden aan de KvK voor akkoord je hebt daar zelf geen omkijken meer naar.

Accordering aangifte BTW (vanuit administraties uit AFAS)
Nadat een aangifte BTW is opgesteld in een AFAS omgeving is het mogelijk de aangifte via de OutSite portal aan te bieden aan de klant voor akkoord of ter inzage. De aangifte wordt vervolgens direct of na het akkoord van de klant verzonden naar de belastingdienst. We voorzien het proces van de benodigde mailberichten en de klant kan de BTW aangiften altijd weer terugvinden in zijn portal in het dossier. 

Digitaal ondertekenen
Voor het digitaal laten accorderen van de jaarrekening, offerte of andere te ondertekenen documenten richten wij het digitaal akkoord proces in via AFAS Signing Service. Op die manier kan de klant via de portal zonder printen, tekenen en scannen de aangeboden documenten rechtsgeldig online akkoord geven. Het is zelfs mogelijk om specifieke ondertekenaars per organisatie mee te geven met behulp van de extra OutSite rollen in AFAS. De documenten kunnen voor of na akkoord door de klant ook nog intern digitaal getekend worden.  De ondertekende documenten zijn natuurlijk ook voor de klant weer terug te vinden in zijn dossier in de portal. 
Meer over het inrichten van dossier en de opties die mogelijk zijn kan je teruglezen in ons AFAS kennisartikel, daarnaast hebben we een apart artikel geschreven over het digitaal ondertekenen. 

Visuele voortgang status workflow
Soms is het visueel beter te begrijpen in welke fase van een proces een gebruiker zich bevind. Om die reden kunnen we de huidige status van een proces (het verwerken van de administratie of jaarrekening) voor de klant en/of de InSite gebruiker visueel maken. 
Iedere stap in de worklfow krijgt zijn eigen status en die status tonen we via een vinkveld of kleur markering op OutSite en/of InSIte.  Dit is mogelijk voor alle workflows van AFAS, zowel de negatieve als de positieve dossiertype's van AFAS en je mag zelf bepalen hoe je wilt dat het proces er visueel uit ziet.  Vanzelfsprekend alles in je eigen huisstijl en kleuren. 



Accountancy suite - Payroll cloud


Payroll cloud
Naast alle accountancy processen kunnen wij ook ondersteunen en adviseren bij de inrichting van payroll cloud. Deze nieuwe module waarbij de werkgever zelf via de portal zijn mutaties door kan geven en waarbij je alle payroll gerelateerde documenten digitaal via de portal communiceerd met de klant biedt een aanzienlijke tijdsbesparing op voor de salarisafdeling. 

Hou er bij de inrichting van deze module rekening mee dat er ook intern binnen jullie organisatie veel tijd gaat zitten in het ondersteunen / optimaliseren van de inrichting naast de tijd die wij hieraan besteden.  

Loonstroken & Jaaropgaven via AFAS OutSite
Als aanvulling op payroll cloud leveren wij ook de loonstroken en jaaropgaven als downloadbaar bestand voor de medewerkers van de werkgevers die verloont worden in AFAS. De werkgever kan zijn medewerkers dan toegang geven tot jullie AFAS OutSite zodat ze daar zelf in kunnen loggen om hun meest recente loonstrook veilig en vertrouwd te downloaden of in te zien. 
Meer informatie en contactinformatie in onze publicatie over de loonstroken en jaaropgaven via OutSite. 


Liever een live demo over de wijze waarop wij werken met payroll cloud en wat de voordelen zijn? 










Accountancy suite - Integraties & koppelingen


VIA en/of SBT machtigingscode
Het is mogelijk om de machtigingscode's die de klanten thuis ontvangen via jullie eigen website of via het klantportaal van AFAS digitaal op te vragen. De klant kan een foto maken van de QR code of de code zelf invullen via zijn laptop of pc. De ingevulde machtigingscode wordt vervolgens direct automatisch in jullie AFAS omgeving ingelezen zodat de VIA en SBT informatie opgehaald kan worden bij de belastingdienst.  Bij onze AFAS kennisartikelen vind je print screens en meer informatie over deze mooie integratie via de website maar ook de integratie via de AFAS portal. 

Uploaden facturen
Tegenwoordig wordt er door Accountants- en administratie kantoren steeds meer gebruik gemaakt van een scan- en herkensoftware om de in- en verkoopfacturen van de klanten automatisch in hun administratie te verwerken. Wij leveren een upload pagina in jullie eigen OutSite portal waar de klanten hun facturen kunnen uploaden, de geuploade facturen worden direct doorgestuurd naar de aan de klant gekoppelde scan- en herkensoftware zodat de verwerking gestart kan worden. Hoe dit proces precies werkt kan je lezen in onze publicatie over het uploaden van facturen. 

Single Sign On oplossingen
Hoe fijn is het als je als klant niet bij allerlei verschillende applicaties apart hoeft in te loggen maar als alles via het klantportaal van AFAS (OutSite) kan lopen. Om die reden hebben wij een aantal Single Sign On oplossingen op de plank liggen waardoor de klant vanuit AFAS OutSite zonder opnieuw te hoeven inloggen automatisch doorgezet wordt naar bijvoorbeeld Visionplanner, Twinfield, NMBRS, Loket, Sociaal Domein of Absentiemanager.  Het is andersom ook mogelijk om klanten in te laten loggen op Azure AD waarna ze doorgestuurd worden naar het klantportaal van AFAS OutSite.  In onze aparte publicatie is hier meer over te lezen. 




Investering


Veel gestelde vraag van onze klanten in natuurlijk; Wat kost dat?!  :) En natuurlijk snappen we dat maar de kosten voor de realisatie hangen vanzelfsprekend ook samen met de wensen van de organisatie. Je kan heel tevreden zijn met een eenvoudig proces zonder veel toeters en bellen maar het kan ook zijn dat je wil dat er meerder subprocessen opstarten, signalen aan gekoppeld worden, de klant betrokken wordt bij het proces, de workflow ook visueel getoond wordt, etc.  Van iedere nieuwe klant krijgen we weer extra aanvullende wensen die ons ook weer triggeren om het maximale uit AFAS te halen. 

Onderstaand een inschatting aan de hand van onze ervaringen voor een proces net boven de middenklasser. Dus de prijs van een prima Volkswagen, wil je een Tesla dan ben je wat duurder uit en ben je blij met een Dacia dan kan je wat van onderstaande tarieven afhalen. 


Accountancy suite - Werkprocessen 

Module 

Eenmalige geschatte investering


Inrichting dienstverlening op verkooprelatie (noodzakelijk)

270,-


Workflow registratie klantstukken

810,-


Administratie / BTW proces incl. registratie klantstukken en procesdata

1080,-


Automatisch opstarten Administratie / BTW proces (maandelijks, kwartaal, jaar)

405,-


Jaarrekening proces incl. registratie klantstukken en procesdata

1080,-


Automatisch opstarten jaarrekening proces (jaarlijks of maandelijks)

270,-


Visuele weergave van een door ons ingericht proces in InSite (1e proces)

810,-


Visuele weergave van een door ons ingericht proces in InSite (ieder volgend proces) 

540,-



Accountancy suite - AFAS OutSite klantportal

Module                                                                                                      

Eenmalige geschatte investering


Uploaden klantstukken via AFAS OutSite

810,-


Publicatiestukken / KvK via AFAS OutSite

405,-


AFAS OutSite Accountancy portal (basisinrichting)

1080,-


Accordering aangifte BTW

405,-


Digitaal ondertekenen met toepassing vrije rollen (indien gewenst)

810,-


Aangifte IB / VPB via AFAS OutSite

945,-


Automatische melding aanslag informatie via klantportal en / of mail

1080,-


Visuele weergave van een door ons ingericht proces in OutSite (1e proces)

945,-


Visuele weergave van een door ons ingericht proces in OutSite (ieder volgend proces) 

540,-



Accountancy suite - Payroll cloud

Module                     

Eenmalige geschatte investering van de inrichting


Payroll cloud

5000,-



Accountancy suite - Switch-its & koppelingen 

Module                                                                       

Eenmalige aanschaf (fixed price)

Jaarlijkse hosting kosten (fixed price)

Basis project nieuw - verplicht (eenmalige opstart)

325

750

VIA machtigingscode (met SBT samen 1250)

750

75

SBT machtigingscode  (met VIA samen 1250)

750

75

Uploaden facturen

750

250

SSO Visionplanner

750

95

SSO Twinfield

750

95

SSO NMBRS

750

95

SSO Loket

1050

105

SSO Sociaal domein

Op aanvraag

Op aanvraag

SSO Absentiemanager

750

95

Inloggen via Azure AD

Op aanvraag

Op aanvraag

Loonstroken & Jaaropgaven via OutSite

1750

175


Aandachtspunt bij de tarieven van de Switch-its en koppelingen is dat je altijd de eenmalige aanschaf betaald voor het opstarten van een project en dat je jaarlijks minimaal 750 euro betaald voor hostings & onderhoudskosten.  Voorbeeld je wil een VIA en SBT machtigingscode en facturen kunnen uploaden dan betaal je eenmalig 2325,- en jaarlijks 1150,-. 

Omdat het qua prijs dus veel interessanter is als je veel Switch-its hebt kan je ook een kijkje nemen op onze partner site van Integrate 4u waar een aantal mogelijkheden beschreven staan.