Hernieuwde inzichten, wijzigingen in het proces of aanvullende wensen van de gebruikers maken het soms noodzakelijk om een bestaande workflow aan te passen aan de nieuw gewenste functionaliteiten of een nieuwe workflow te maken. Dat kan een uitdaging zijn zeker als er stappen tussenuit gehaald moeten worden want het verwijderen van een taak met daarin dossieritems dat gaat niet zomaar dan gaat de flow piepen bij het publiceren.
Workflows verwijderen of blokkeren
Bij voorkeur zou je graag een niet meer gebruikte en lege workflow gewoon verwijderen, opgeruimd staat netjes. Dat kan in principe ook alleen verwijder je dan helaas ook de gehele workflowhistorie van ieder dossieritem die ooit door die workflow heen is gelopen. Dat is dus een no go bij de meeste organisaties omdat juist de workflow historie aantoont wie wanneer op welke knop gedrukt heeft en dat is wat we bij eventuele calamiteiten juist willen weten. Blokkeren van een workflow is dan ook volgens ons de enige juiste optie voor een flow die je niet meer gebruikt maar die ooit wel gebruikt is. Nooit gebruikte workflows kan je natuurlijk wel gewoon deleten.
Nieuw of aanpassen
Zelf maak ik eigenlijk alleen een nieuwe workflow als deze nieuwe flow onderdeel is van een 'groter' geheel. Dus bijvoorbeeld het vernieuwen van een compleet proces waarbij ook subprocessen opgestart worden, er een uitgebreide testsessie is in een kopie omgeving etc. Je kan dan denken aan het indienst of uitdienst proces, gesprekkencyclus, sollicitant proces, ieder proces waar een oplevering echt op een bepaald getimed moment plaats moet vinden en het huidige proces niet mag verstoren. Is er alleen sprake van een kleine optimalisatie zoals het toevoegen van condities, het verwijderen van een stap of het toevoegen van een nieuwe stap dan voer ik dit vaak gelijk door in de live workflow op een afgesproken moment.
Bestaande flow aanpassen
Bij het aanpassen van een bestaande flow is het natuurlijk wel van belang dat je de gebruikers van de taken waar je mee aan de slag gaat op voorhand informeert. Vaak heb ik juist ook wat dossiers nodig in de flow zodat ik het gelijk door kan testen. Op zo'n moment spreek ik af dat de key-users even wat taken 'sparen' zodat ik die op de dag van het ombouwen gelijk kan gebruiken om het nieuwe proces met ze te testen. Ik voer de wijzigingen door, test het zelf, lever het daarna op aan de key-users die de dossiers gelijk door kunnen zetten via de nieuwe taken en/of acties en zo weten we gelijk of alle aanpassingen naar wens zijn. Snel & efficiënt.
Taken verwijderen
Dat lijkt spannender dan het het is maar een workflow hoeft echt niet 'leeg' te zijn voor je hem aanpast. Taken in een taak die komt te vervallen kan je zelf doorzetten, bij voorkeur via een tijdelijke actieknop waardoor je ook netjes kan melden in de workflowhistorie 'doorgezet ivm aanpassing proces'. Maak jezelf workflow taakmanager van de taak en duw ze allemaal via 'alle taken' even door naar de volgende stap, filteren op status en dossiertype en vanuit de regel alles doorklikken, zo gebeurd. Stel je hebt taak 1, 2 en 3 en 2 moet eruit. Dan zet je de dossiers door naar taak 3, vervolgens maak je een tijdelijke actieknop aan onder taak 1 die als vervolgtaak taak 3 heeft en daarna ga je op taak 2 staan en die delete je. Nu is taak 2 eruit en hangt taak 3 na taak 1 via de nieuwe actieknop, je oude actieknop kan je nu ook via de vervolgtaak naar taak 3 laten verwijzen en daarna kan je tijdelijke actieknop weg en hangt taak 3 netjes achter jouw actieknop van taak 1.