Een mooie nieuwe toevoeging in AFAS Profit Update 3 is het beoordelen van inkoopfacturen op basis van een procuratieschema. Het procuratieschema en de workflow zijn in deze opzet gescheiden. Door het instellen van grensbedragen en beoordelaars wordt de inkoopfactuur eenvoudig afgehandeld.
Wat doet het?
Het nieuwe procuratieschema is gebaseerd op grootboekrekeningen en/of verbijzonderingen. Na het inrichten van grensbedragen en beoordelaars kan een inkoopfactuur (met bijlage) geboekt worden. AFAS Profit controleert of de (combinatie van) grootboekrekening/verbijzondering in het procuratieschema voorkomt. Op basis van deze inrichting wordt beoordeeld wie de inkoopfactuur gaat goedkeuren.
Waarom is dit handig?
Door het scheiden van de workflow en procuratieschema is het opzetten en onderhouden van deze functionaliteit sterk vereenvoudigd. Je kan nu volstaan met één workflow die kijkt naar het procuratieschema. Het procuratieschema kan eenvoudig worden uitgebreid en wordt dan direct toegepast. Onderaan deze pagina staan de print screens van de inrichting. Bepaal eerst de grensbedragen die worden toegepast binnen de organisatie. Er zijn maximaal 5 grensbedragen in te stellen. Vooraf moet ook de grondslagen worden bepaald waarop het procuratieschema wordt ingericht. Op basis van grootboekrekening en/of verbijzondering zijn vele combinaties bij het inrichten van het procuratieschema mogelijk. Daarnaast hebben we ook nog de vele mogelijkheden in de workflow. Denk hierbij aan o.a. condities en waarde toekennen. Met het procuratieschema hebben we weer een mooie uitbreiding die naadloos is toe te passen binnen elke organisatie.
Hebben we toch nog wensen?
Beoordelaars worden vastgelegd op persoon. Het komt voor dat meerdere personen een inkoopfactuur moeten beoordelen. Graag zouden wij zien dat ook een autorisatiegroep ingesteld kan worden als beoordelaar. Deze toevoeging maakt volgens ons het plaatje compleet.
Meer sterren wil zeggen dat wij het een hele mooie toevoeging vinden.
Makkelijk in te richten?
Veel sterren dan is dit onderdeel eenvoudig zelf in te richten.
Tijdsbesteding
Inrichting van de basisinstellingen zijn eenvoudig uit te voeren. Het vullen van het procuratieschema kan snel worden uitgebreid en is direct toe te passen. Extra opties in de workflow maakt de inrichting compleet.