De casus
Tijdens de uitvoering van een recent project was de wens van de klant om sneller en gebruiksvriendelijker bijlagen in te kunnen zien van andere entiteiten binnen AFAS die gerelateerd zijn aan de entiteit van de huidge InSite pagina. We horen je denken: "Huh?". We leggen het voor je uit.
Stel, je bent op een tonen-pagina van een project. Door middel van overzichten die bijvoorbeeld gebaseerd zijn op dossieritems die als bestemming dat desbetreffende project hebben, kun je andere relevante dossieritems tonen. In weer andere overzichten kun je bijvoorbeeld inzien welke verkooporders, inkooporders en abonnementen er bij dat project horen en als je daarop doorklikt kun je de dossieritems en documenten tonen die daar weer aan gekoppeld zijn. Met een hoop zoek -en klikwerk kun je vervolgens een totaalbeeld krijgen van relevante zaken zoals facturen, orders, pakbonnen, mailverkeer en dergelijke en in veel gevallen zijn de bijlagen ook nog wel te downloaden.
Maar hoe weet je nu dat je alles voorhanden hebt en waarom is dit zo omslachtig? Je bent genoodzaakt om in sommige gevallen toch weer terug te vallen op AFAS Profit en dit wil je natuurlijk liever niet. Net als dat je ook liever niet meerdere pagina's raadpleegt, alle bijlagen afzonderlijk downloadt en dan maar hopen dat je alles hebt verzameld.
De oplossing
Outsite 4U heeft in samenwerking met Integrate 4U een oplossing gemaakt die op verschillende niveaus dossiers en bijlagen verzamelt vanaf één startpunt. Zo kunnen er bijvoorbeeld vanaf een project-tonen pagina alle dossiers en bijlagen worden verzameld die aan dit project gekoppeld zijn. Maar afhankelijk van de wensen van de klant kan er ook een niveau verder worden gekeken, bijvoorbeeld uitbreiden met alle dossiers en bijlagen die gekoppeld zijn aan de verkooprelatie van het project. Of bijvoorbeeld die betrekking hebben op de projectleider, projectlocatie, gekoppelde abonnement soort, verkochte artikelen, uitbestede consultants, etc. Wellicht wil je de verzamelfactuur tonen waar nacalculatieregels van dit project op zijn verwerkt, ook geen probleem. Als er in AFAS een weg naartoe te vinden is, dan kunnen wij het voor je verzamelen. Daarbij kunnen we ook bepaalde typen dossieritems per definitie uitsluiten.
Wij gooien ons visnet uit voor je uit, en jij kiest wat je wilt hebben!
Hoe werkt het?
Door middel van het toevoegen van één of meerdere integratiepagina's die gewoon via de AFAS functionaliteit geautoriseerd kan worden. De integratiepagina's worden per toepassing op maat geprogrammeerd en lezen de URL van de InSite pagina uit. Zo 'snapt' het maatwerk bijvoorbeeld dat het project 12345678 als startpunt moet gebruiken.
Vervolgens worden er afhankelijk van de gewenste documenten en bijlagen op de achtergrond tot wel 100.000+ records opgevraagd en verwerkt. Een knap staaltje programmeerwerk zorgt ervoor dat we de laadtijd van 4 minuten naar enkele seconden hebben kunnen brengen. De eindgebruiker zal hier nagenoeg niks van merken. De bijlagen worden allemaal overzichtelijk in een dynamische uitklapbare tabel getoond, gegroepeerd per dossier.
Hierbij kan de gebruiker ook erg gemakkelijk filteren op diverse eigenschappen zoals type dossieritem, kenmerk, bestemming, etc. Alsnog veel resultaten? Dan kan er per individuele kolom nog worden gezocht op inhoud.
Alsof dat al niet handig genoeg is kan er ook nog separaat of op basis van een selectie van bijlagen een download gegenereerd worden. Heel handig gecomprimeerd in één ZIP-bestandje.
Wil je alleen even spieken? De preview-modus biedt deze mogelijkheid. Klik gewoon op het bestand en als jouw browser het ondersteund wordt het bestand direct in de browser getoond.
Is dit ook wat voor jou?
Deze oplossing kan een waardevolle toevoeging zijn voor elke AFAS module in InSite, of je nou gebruik maakt van projecten, HRM, ordermanagement, CRM of bijvoorbeeld bij de uitvoer van audits. Ben je ook enthousiast geraakt en benieuwd of een dergelijke oplossing voor jouw AFAS inrichting geschikt is? Of wil je er gewoon meer over weten? Bij OutSite 4U kunnen we je er nog veel meer over vertellen. Neem in dat geval even contact op met Ivano