Recentelijk hebben wij een leuke en unieke opdracht mogen uitvoeren voor AnylinQ B.V, een gedreven IT-partner met de missie om innovatie te ontsluiten door IT toegankelijk te maken. Samen met een enthousiast en gedreven projectteam bestaande uit onder andere Alexandra Oosterom, Silvia Schilder, en Barend de Man, hebben wij diverse optimalisaties mogen doorvoeren in hun AFAS omgeving.
Weg met die schutting!
AnylinQ streeft naar een zo soepel mogelijke klantondersteuning en zocht naar manieren om het orderproces te optimaliseren, van nieuwe klanten tot levering tot facturatie. Daarin zochten zij onder andere een oplossing om na de getekende order, het aanmaken van diverse producten in AFAS InSite te automatiseren. Helaas ondersteund AFAS in InSite nog niet voor alle producten het beheer en zijn we genoodzaakt om voor bijvoorbeeld het aanmaken van abonnementen toch een beroep te doen op AFAS Profit. Ook is voor dergelijke zaken specifiekere kennis van AFAS Profit en de verschillende modules vereist.
Hierdoor zijn we vaak toch geneigd om een deel van de benodigde acties over de spreekwoordelijke schutting heen te gooien naar de aangewezen persoon of afdeling binnen de organisatie die deze specifieke kennis wél heeft. Gevolg: handmatig aanmaken van projecten, projectfases, factuurtermijnen, verkooporders, abonnementen, verkooptarieven, voorcalculaties, enz. enz. in AFAS Profit. Erg tijdrovend door het redundant invoeren van gegevens en soms ook lastig om de getekende opdracht snel en correct te interpreteren en te vertalen naar AFAS.
OutSite 4U vond dat dit anders kan! We wilden een oplossing realiseren die tenminste aan de volgende eisen voldeed:
Abracadabra... en Voilá! Het Opdrachtacceptatieformulier
We hebben al deze eisen in onze magische OutSite 4U doos gestopt, samen met onze passie, vindingrijkheid en ervaring. Vervolgens hééééél hard mee gerammeld, abracadabra en voilá: Het OutSite 4U opdrachtacceptatieformulier.
In samenwerking met Integrate 4u hebben wij een uniek stuk maatwerk kunnen leveren dat feilloos is geïntegreerd in het salesportaal op de InSite van AnylinQ. Éen dynamisch formulier waarmee de gebruiker, zoals een Sales medewerker, zonder enige kennis van AFAS en op een intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier zelf zijn gescoorde orders kan opvoeren.
Hoe werkt het?
De gebruiker begint op het startscherm. Hier vinkt hij de verkochte typen producten aan en vult de algemene informatie in. Op het startscherm worden vooral gegevens ingevoerd die ook op vervolgformulieren terugkomen en / of die voor alle eindproducten worden ingezet. Denk hierbij aan projectdata, informatie over de verschillende partijen, tarieven, etc. Aan de hand van de aangevinkte producten worden er additionele relevante velden zichtbaar gemaakt. Zo worden er alleen velden uitgevraagd die betrekking hebben op bijvoorbeeld abonnementen of verkooporders als deze ook daadwerkelijk zijn verkocht. Ook dwingen we hiermee af dat de gebruiker alle benodigde velden invult. Als een veld verplicht is in AFAS dan zal die ook op het Opdrachtacceptatieformulier verplicht zijn.
Afhankelijk van welke typen producten er zijn aangevinkt op het startscherm wordt de gebruiker naar de refererende vervolgformulieren gebracht. Elk formulier wordt zoveel mogelijk automatisch vooraf ingevuld met gegevens die ook op het startscherm zijn ingevuld. Hierdoor wordt dus al een hoop tijd bespaard! Daarnaast worden sommige velden gevoed op basis van get-connectoren in AFAS Profit, zoals bijvoorbeeld dropdown-lijsten voor (abonnements-)artikelen of contactpersonen. Op deze manier kan AnylinQ B.V. zelf invloed uitoefenen op de beschikbare gegevens door simpelweg get-connectoren in AFAS Profit aan te passen. Hiermee zijn zij niet per definitie afhankelijk van een consultant of een programmeur.
Vervolgens worden alle nodige producten in AFAS aangemaakt. Zelfs verkooptarieven, die niet door de connectoren worden ondersteund! Afhankelijk van de inrichting en het gebruik van AFAS behoren de volgende producten tot de mogelijke eindproducten:
|
|
|
Het gebruik en beheer van deze producten wordt vervolgens door de aangewezen afdelingen verder opgepakt via de gangbare wegen.
Errorhandling
In het formulier hebben we talloze invoermaskers nagemaakt zoals deze ook in AFAS gelden. Ook hebben we mogelijke foutieve invoer afgevangen door slim te programmeren. Toch is het mogelijk dat er onverhoeds iets fout gaat. AFAS kan bijvoorbeeld wijzigingen in hun systeem hebben aangebracht of kunnen er tijdens het aanroepen van updateconnectoren verbindingsfouten optreden. Daarom wordt de gebruiker altijd geconfronteerd met een verwerkingsrapport. Hiermee wordt overzichtelijk aangegeven welke producten er succesvol zijn aangemaakt en welke fouten er eventueel bij het aanmaken van de producten zijn opgetreden.
Hierna is het mogelijk om voor de desbetreffende onderdelen aanpassingen in het formulier te maken of om bijvoorbeeld aanpassingen in AFAS te maken om deze fouten op te lossen. Vervolgens kan het formulier wederom worden ingestuurd waarbij enkel de producten met errors opnieuw worden aangeboden bij AFAS. Omdat het overgrote deel van de foutmeldingen herkenbaar zijn vanuit het reguliere gebruik van AFAS Profit / AFAS InSite, in het Nederlands worden onderbouwd én terug te vinden zijn in het AFAS Profit omgevingslogboek ontstaat er stukje zelfredzaamheid. Een interne applicatiebeheerder kan over het algemeen de oorzaken hierdoor achterhalen en vaak, eventueel samen met AFAS Support, ook oplossen.
Nogmaals: Wij zouden OutSite 4U niet zijn als wij ook ter ondersteuning van dit onderdeel weer een Next Level oplossing voor hebben bedacht! Namelijk het dashboard.....
Dashboard
Wij kunnen additioneel namelijk ook een beheer dashboard ter beschikking stellen. Hiermee heeft de gebruiker onder andere inzicht in alle ingevulde Opdrachtacceptatieformulieren, kan hij formulieren opnieuw indienen, workflowstatussen inzien en formulieren vergrendelen en ontgrendelen (slot activeren / slot deactiveren). Dit laatste is onderdeel van een extra stukje autorisatie. Samen met een ingebouwde AVG-proof oplossing is het formulier veilig in gebruik en wordt er voorkomen dat er ongewild gevoelige informatie in een externe database bewaard blijft.
Opdrachtdossier en ondersteunende workflow
Samen met Trinko Keen van Keen Integrations hebben we hier een ondersteunend type dossieritem + workflow bij geleverd in de vorm van een Opdrachtdossier.
Dit Opdrachtdossier:
Tot slot
Ben je ook enthousiast geraakt en benieuwd of een dergelijke oplossing voor jouw AFAS inrichting geschikt is? Of wil je er gewoon meer over weten? Bij OutSite 4U kunnen we je er nog veel meer over vertellen. Neem in dat geval even contact op met Ivano.
Lees hier verder over nog een mooie uitbreiding op deze oplossing: "Bijlagen verzamelen in InSite"